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纸质文档管理 推进现代档案管理建设

http://www.office.hc360.com2017年12月19日10:22T|T

随着电子信息化的深入发展,档案数字化进程迫在眉睫。为了能更好的完成档案资料数字化工作,不少企事业单位的档案管理工作者选择引进纸质文档管理系统,加快档案数字化步伐的同时,推进档案管理现代化。


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加快信息录入

众所周知,传统的档案管理主要依赖人工手动录入。随着经济社会的发展,档案数量只会越来越多,人工手动录入速度慢、易出错,已经无法满足现代大规模的档案管理需求和管理节奏了。

据云脉留德博士梁旭鸣先生介绍,纸质文档管理系统主要采用了先进的OCR技术,可批量识别纸质档案,录入速度快,出错少,能纠错,易修订。档案管理工作人员拍照上传即可,省却中间繁琐的敲字步骤,同时避免了因经常翻阅纸质档案而导致的文档损坏,极大提高工作效率,推进档案数字化进程。

保存文档原件

据悉,采用纸质文档管理系统,不仅可以提高档案录入速度,还能够以数据形式将档案原件照片、识别结果保存在系统云盘上,有效防止因纸质原件丢失、硬盘损坏而造成的档案信息大规模缺失问题。

除却识别录入和原件保存之外,档案管理人员还可以在不损害原件的情况下对识别结果、原件照片进行备注,方便数字档案调取、分享、修订和阅读。一方面加速现存的档案资料的数字化进程,另一方面及时促进信息共享。

高效信息查询

印象中,纸质资料查询,意味着申请,审核,确认文件名、文件类型、入档时间,然后根据提示在书架或者档案柜中一份一份查找,查阅的过程中还得保证不损坏原件。

传统的档案查询,步骤多,查找难,用时长。针对该问题,纸质文档管理系统推出关键字检索。档案管理人员可以通过关键字检索功能,对系统存储的档案名称,档案全文,档案备注进行检索,快速调取所需的原件扫描件、识别资料。加快信息查询速度的同时,有效保护了纸质档案。

目前,国内档案管理工作正逐步走向数字化道路,数字档案管理无论是在查询、分享,还是修订保存上,都具有强大的优势,采用先进的管理系统,无疑能进一步推进现代档案管理建设工作。云脉纸质文档管理系统录入快查询准,保护了档案原件,减轻了管理人员的工作压力,已被广泛用于图书管理、档案管理、部分企事业单位资料管理等领域。

责任编辑:周玲玲

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