全面保护OFFICE文档的六种有效措施

   [慧聪办公用品网] OFFICE文档是我们办公中使用最普遍的文档格式之一，它里面存储内容一般都是涉及公司或个人的重要内容，在很多情况下是禁止别人修改或者查看的。那么如何才能做到这一点呢？其实，合理运用OFFICE软件本身的一些设置即可较好的满足大家的要求。下面我们就以Word2003为例向大家介绍具体的做法。

    一、设置保存密码

    使用密码对文档进行保护，是一种最常用的做法。密码保护一共分为两层，即打开权限密码和修改权限密码。

    对文档设置密码一共有两个地方可以进行，操作都比较简单。如果该文档是初次保存，那么我们就可以在打开“另存为”窗口设置保存位置和文件名时，单击“另存为”窗口右上角的“工具”按钮，在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令打开“安全性”窗口，在这里我们就可以分别设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”了，建议大家不要将这两个密码设为同一个内容。

    如果文件初次保存时没有设置密码，那么也没关系，我们只需要打开“工具”菜单下的“选项”命令，将打开的“选项”窗口切换到“安全性”标签，在这里同样可以设置打开和修改权限密码。

    对于拥有打开权限密码，那么在打开受保护的文档时，该文档是只读属性，如果对进行了修改，那么只能换名存盘，不会影响到原文档的内容；如果拥有修改权限密码，那么就表示对文档拥有了完全控制权。

    二、防止文档属性暴露信息

    即使我们对文档进行了加密，但是还不能保证肯定安全。因为当我们在建立文档时如果先输入文档的内容，然后再保存时，那么就会在文档属性的“摘要”标签中显示一些个人信息。对此，我们只需要在资源管理器中打开该文档的属性窗口，将其切换到“摘要”标签，然后将标题、主题、作者、备注等信息全部删除，或者填写一些无关紧要的内容。

    其次，我们也可以直接在文档中打开“工具”菜单下的“选项”命令，然后在“安全性”标签中把“隐私选项”下的“保存时从文件属性中删除个人信息”项选中即可。

    三、保护文档

    在Word2003中还给我们提供了一个“保护文档”的实用工具，借助该工具就可以限制非法用户对文档格式和内容进行随意修改。

    要启动文档保护，只需要打开该文档，然后单击“工具”菜单，选择其中的“保护文档”，这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”编辑区域。在该区域一共分为三部分：其中第一部分“格式设置限制”主要是防止非法用户对文档的格式进行修改，对此我们只需要选中“限制对选定的样式设置格式”选项，然后单击“设置”按钮，在弹出的“格式设置限制”窗口中设置禁止用户修改的格式类型，例如字体、字号等格式；第二部分则是“编辑限制”，这可以防止别人随意修改文档的内容，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”，然后在下拉菜单中选择用户可以进行的操作，例如“批注”，这样就可以避免别人随意修改文档原来的内容，只能添加或修改批注的内容了。

    做好上面两项保护内容后，我们只需要单击第三部分中的“是，启动强制保护”按钮，这样即会弹出密码设置窗口，设置一个保护密码，这样在没有密码的前提下文档将处于保护状态。

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