用最低的价格买到最适用的产品是控制办公成本的关键。但我们往往在购买办公设备的时候，面对卖场那些琳琅满目的产品会感到无所适从，甚至经不起销售人员的花言巧语匆匆作了决定。把产品抱回家之后，才知道这东西不是买贵了就是不适用。

    举个简单的例子，我们有打印方面的需求，所以可能会买一台打印机，但我们究竟是买一台喷墨打印机还是激光打印机呢？是买单功能的打印机还是买打印型的一体机呢？又或者买一台每分钟打印十几页的打印机，就够用了还是需要一台每分钟打印三十几页的高速打印机？对耗材成本作何要求？对月打印负荷量又作何要求？这一系列的问题，我们将从以下的文字中找到答案。

    通常来说，我们可以把采购办公用品的计划分为三步。第一步是对自己的需求量与需求重点作一个判断，以确定倒底买哪一类型的机器合适；第二步是考察市场，市场上大致有哪些产品属于我们所需要的这个范畴；第三步就是如何在这么多的产品中作出最后的抉择，并追求最可观的性价比。或许您会觉得这样的步骤显得过愈麻烦，浪费时间，不如直接到市场上去，看上了哪款就是哪款。不过如此一来，您很可能就会遭遇到最初我们提到的那些问题。其实只要大家了解了这三个步骤，在潜意识中按照这样的思路去选购一款产品，并不会花费您多余的时间，甚至会避免不少您在实际选购中犹豫不决所耽搁的时间。

    第一步：需求分析

    刚才我们提到，关于需求的分析主要包括需求重点的分析和需求量的分析这两个部分。需求重点就是指在这些设备可以提供的功能(打印、复印、传真、扫描等)中，我们必须购买的是什么功能？对这样的功能有没有什么特殊的要求。比如打印，如果不涉及到照片或宣传资料的打印，我们可能会对它的打印速度作一定的要求，而打印质量方面不必太过重视(目前市场上任何一款打印机所能打印出来的效果，都可以完全满足我们对文本文档的要求)；又比如扫描，可以分为高速扫描仪和专业的底片扫描仪。同样的，这也是在速度和质量之间的一个选择。当然，您可能都看重，也可能您都不看重，只要能进行扫描就行了。而需求量则是指我们使用这些设备的工作量大不大，或者工作次数是否频繁。

    为了将这些问题更加明确的展示出来，并针对性的提出解决办法，我们可以分类例出不同的需求类型以及相应的设备。对于个人用户而言，其需求可以分为两种，一是办公文件的打印；二是供家庭娱乐的照片打印。由于个人在家打印文件的量并不大，对其速度和质量都不用提出特殊的要求，只需一台两三百元的入门级喷墨打印机即可。如果用来打印照片，则需要根据自身的经济状况来作决定，不过目的是很明确的，就是选择一台照片级的喷墨(或热升华)打印机，价格在五六百元到二千元不等。

    相比之下，商务办公这类用户比较复杂一些，我们大致划分如下：日均打印量在10页以下的用户，不必对其打印速度和质量作任何苛求，只需选择一台两百至四百元的喷墨打印机。由于打印量少，其耗材的单页成本虽然较贵，但总体成本低。我们有时候往往就是被所谓的单页成本迷糊了双眼，而脱离了实际的需求状况。

    日均打印量在10~20页的，一般就需要一台激光打印机了，一方面是考虑到速度的因素，另一方面是打印成本的因素。假设每天打印20页，一个月下来就是600页，如果喷墨打印机与激光打印机的单页成本差价为1毛钱，每月成本差额就是60元。